Note di Apple è, fra le app di note che quasi tutti hanno in tasca, quella più attrezzata per mettere in ordine. Ci sono le cartelle. Ci sono le sottocartelle dentro le cartelle. Ci sono le cartelle smart, che raccolgono da sole le note secondo criteri che imposti tu. E ci sono i tag, che attraversano tutto il resto.
È gratis, ce l'hai già, e funziona. Questo articolo non prova a dirti che è fatta male: prova a chiederti una cosa diversa e più scomoda — se l'ordine convenga.
Cosa fa benissimo
Si apre in mezzo secondo, si sincronizza fra iPhone, iPad e Mac senza che tu faccia niente, e non costa nulla. Scansiona documenti con la fotocamera, protegge le note con una password, si scrive a mano con la penna, si condivide con chi ci lavora insieme.
E va detto forte, perché cambia il confronto rispetto a qualche anno fa: registra l'audio dentro la nota e ne genera la trascrizione. Se il tuo problema era «dettare invece di digitare», Note lo risolve già, gratis. Fingere che l'app gratuita del telefono sia primitiva è il modo più veloce per farti chiudere questa pagina.
Il problema non è l'ordine. È mantenerlo
Tre sistemi di organizzazione che convivono — cartelle, cartelle smart, tag — sono tre sistemi che devi scegliere e tenere in vita. E la manutenzione non è un gesto che fai una volta: si ripete a ogni nota nuova, per sempre.
Il conto si paga in tre momenti, e nessuno dei tre è quello in cui costruisci il sistema.
Quando salvi. Prima di poter mettere via un pensiero devi rispondere a una domanda: dove lo metto? Arriva quando l'idea è appena nata e dura pochi secondi, e ti sposta dall'averla al catalogarla. In macchina, camminando, in fila alla posta, quella domanda basta a farti dire «poi lo scrivo». Poi non lo scrivi.
Quando il sistema invecchia. Le cartelle che avevi disegnato a gennaio descrivono il lavoro di gennaio. A giugno hai clienti nuovi, un progetto chiuso, un tema che è cresciuto fino a meritarsi una cartella sua. Riorganizzare costa un pomeriggio, e quel pomeriggio non lo trovi mai — così le note recenti finiscono tutte in «Varie».
Quando cerchi. Ed è qui che si scopre il difetto vero: per ritrovare qualcosa devi ricordarti come l'avevi chiamato e dove l'avevi messo. Ma se ricordassi già entrambe le cose, non avresti bisogno di cercarlo.
E non esiste una risposta giusta
C'è anche un motivo più banale per cui l'ordine perfetto non arriva mai: un appunto su un progetto con un cliente del settore vino va in «Progetti», «Clienti» o «Vino»?
I tag sembrano la soluzione — una nota può averne tanti — ma spostano il problema di un passo: vanno ricordati e scritti allo stesso modo ogni volta, e basta un «clienti» dove prima avevi scritto «cliente» perché quella nota esca dal gruppo in silenzio. Perché in Itomori le cartelle non ci sono e non ci saranno nasce esattamente da qui.
La terza strada: non organizzare niente
Itomori parte dall'altra estremità. Apri, premi, parli trenta secondi, chiudi. Nessuna cartella da scegliere, nessun tag da ricordare, nessun titolo da inventare — il titolo lo scrive lui dopo, leggendo quello che hai detto.
L'ordine non sparisce: cambia mano. Ogni nota viene collegata alle altre per significato, e la ricerca funziona per concetto e non per parole esatte: chiedi «cosa avevo detto sul prezzo» e trova la nota in cui parlavi di «quanto farlo pagare», che la parola «prezzo» non la contiene. Come funziona l'ho spiegato qui.
Non è che Itomori ordini meglio. È che toglie di mezzo il lavoro di ordinare, insieme alla domanda che quel lavoro impone nel momento peggiore.
Trascrivere non è capire
Una trascrizione è un blocco di testo: fedele, utile, e inerte. Resta com'è, e tutto quello che viene dopo lo fai tu.
Da una registrazione Itomori ricava un titolo, un riassunto, i punti chiave e le cose da fare; la collega alle note che parlano della stessa cosa; e se serve te la restituisce come un post, un'email, una bozza d'articolo o una traccia per parlare — con le tue parole, perché parte dalle tue. C'è anche una trascrizione ripulita, senza gli «ehm» e le false partenze, scaricabile in Word o PDF: la differenza fra avere il testo di una riunione e avere qualcosa da mandare a chi non c'era.
Quanto costa davvero «gratis»
Note di Apple è gratuita, ed è il metro con cui misurare qualunque alternativa. Con un'avvertenza che quasi nessuno considera: lo spazio è quello di iCloud, cinque gigabyte condivisi con foto, video e backup del telefono. Sono i primi a esaurirsi, e quando succede paghi per lo spazio, non per le note.
| Note di Apple | Itomori | |
|---|---|---|
| Prezzo dell'app | gratis | gratis per sempre |
| Come si organizza | cartelle, cartelle smart, tag — li mantieni tu | niente da organizzare |
| Spazio incluso | 5 GB iCloud, condivisi con foto e backup | note illimitate |
| Se lo spazio finisce | da 0,99 €/mese (50 GB) a 9,99 € (2 TB) | — |
| Su Android | nessuna app, solo browser | sì, installabile |
I prezzi e i limiti indicati sono riferiti alla data di pubblicazione di questo articolo: cambiano, e conviene sempre controllare sui siti ufficiali.
Fuori dall'ecosistema
Una condizione decide da sola: se hai un iPhone e un computer Windows, o se qualcuno intorno a te usa Android, Note smette di essere comoda. Non esiste un'app per Android, e da Windows si passa dal browser su iCloud.com, con meno di quello che hai sull'iPhone.
Cosa Itomori non fa, e cosa arriverà
Non scansiona documenti e non tiene allegati: niente ricevute fotografate, niente PDF annotati.
Non si scrive a mano. Se prendi appunti con la penna sull'iPad, quella è un'altra categoria di strumenti.
Non è dentro il sistema. Note vive nel telefono: centro di controllo, menu di condivisione, Siri. Quella comodità da fuori non si replica.
Le note condivise non ci sono ancora, ma arriveranno.
Come portare le tue note
Non c'è un'importazione diretta da Note: Itomori accetta .md, .txt e .docx. Ma il consiglio è di non traslocare niente: lascia il tuo archivio dov'è e prova Itomori per due settimane solo sulle idee nuove, quelle che oggi non salvi da nessuna parte perché catturarle costa troppo. Se dopo due settimane è lì che finiscono i pensieri che contano, decidi allora — con dati veri, non con una promessa.
Quando basta Note, e quando no
Ti basta Note se prendi appunti, tieni liste, scansioni documenti, condividi la spesa con chi vive con te, e vivi dentro l'ecosistema Apple. È gratis, funziona, e mantenere due o tre cartelle non è un peso.
Prova Itomori se ti riconosci in una di queste: hai smesso di mettere in ordine e ora è tutto in «Varie»; hai idee mentre guidi e le perdi; registri riunioni che non riascolti; hai la sensazione di aver già pensato una cosa senza riuscire a ritrovarla; o da quelle note ci devi ricavare qualcosa di scritto.
Sono due mestieri diversi e convivono benissimo: il quaderno di tutti i giorni da una parte, il posto dove i pensieri si intrecciano dall'altra.